La giornata lavorativa è costellata di impegni, obblighi e pratiche da sbrigare accompagnati dalla perenne sensazione che non sia abbia mai abbastanza tempo per finire il proprio lavoro al meglio, sia che si tratti di una giornata da 4, 6 o 8 ore. La classica sensazione di avere "l'acqua alla gola", insomma, che colpisce sia i lavoratori dipendenti che gli autonomi e i manager, ma come fare per evitarla? Il segreto sta tutto nel riuscire ad affrontare con successo la prima ora di lavoro, organizzandola al meglio per concentrarsi sulle faccende più importanti.
Come organizzare al meglio la prima ora
A sostegno di questa tesi riguardo i primi 60 minuti di lavoro, Fastcompany.com ha scritto un articolo riportando le attività che alcune persone famose svolgono durante la loro "prima ora". A primo impatto può sembrare un argomento di interesse tipicamente americano, come il life coaching o l'ossessione per i guru più svariati, ma è altrettanto vero che un aiutino per superare la "crisi" delle 9 di mattina non può certo far male.
Vi elenchiamo, quindi, di seguito alcuni pratici consigli su come pianificare la prima ora lavorativa per vivere la giornata in modo sereno e terminarla con successo.
- Vietato controllare la posta (elettronica): Il bizzarro suggerimento viene dato da niente meno che il
fondatore di Tumblr, David Karp. Il sig. Karp evita le mail come la peste fino alle 10.00 del mattino perché, dice, che se qualcuno ha qualcosa di davvero urgente da comunicarvi molto probabilmente preferirà chiamarvi, o comunque di sicuro troverà un mondo per raggiungervi. In effetti, la posta in arrivo telematica non scappa né si cancella da sola ed è meglio fare concretamente qualcosa nella prima ora di lavoro piuttosto che leggere sullo schermo del computer. - L'ora di potere: si tratta di un esercizio fisico con un elevato potenziale
motivatore, suggerito da Tony Robbins, un famoso (negli Stati Uniti) guru del self help. Fra i 30 minuti di "crescita personale" e i 15 di "soddisfazione personale" dovete trovarne anche 10 per pensare a tutto ciò per cui dovreste essere grati. Gli ultimi minuti della prima ora devono diventare una specie di Amarcord, ricordando i progetti e i sogni che avevate da giovani circa il vostro futuro e compararli con la realtà di oggi chiedendovi se state lavorando per avere dalla vita ciò che desiderate davvero. - Ingoia quel maledetto rospo!: se riuscite a togliervi un peso importante
all'inizio della giornata, il resto sarà tutto in discesa. Anticipare uno degli impegni più gravosi che vi aspettano sul posto di lavoro permette di gestire in modo più efficace le successive ore lavorartive, inoltre permette di ritagliarsi qualche momento per risolvere inaspettate situazioni di crisi, come il vostro capo che dà in escandescenze per esempio. Il modo più semplice per mandare giù il rettile ci viene suggerito da Gina Trapani, tech blogger americana di ovvie origini italiane. Scegliete la vostra (g)rana e scrivetela su un foglietto che poi dovrete posizionare in bella vista sulla scrivania, in modo che sia la prima cosa che vedete il giorno dopo appena arrivati in ufficio. La sensazione di rabbia e ansia nei confronti di questa attività vi spingerà ad essere operativi ed efficenti per portarla a termine nel più breve tempo possibile. - Relazioni col pubblico: il fondatore del famoso sito di annunci Craigslist.org, Craig Newmark,
raccomanda di intrattenere sempre delle relazioni con i clienti durante la prima ora, in modo da rendere il vostro lavoro sempre più affidabile e mantenere il contatto con la realtà poiché, a volte, un lavoro continuativo al computer porta una specie di alienazione temporanea. Inoltre un po' di sano PR non guasta mai né a voi né alla vostra attività. - Focus sulle attività core: le attività core sono tutta quella serie di mansioni
che sono centrali nel vostro lavoro. Specialmente se si sta portando avanti un progetto, dedicare la prima ora all'avanzamento della sua pianificazione è molto più produttivo che perdersi nelle svariate attività amministrative o burocratiche.
Attività da evitare assolutamente durante la prima ora
Per ottenere il massimo risultato, in termini di produttività personale e generale serenità nell'affrontare la giornata, dalla pianificazione della prima ora, vi consigliamo di evitare assolutamente le seguenti attività:
- Temporeggiare su Facebook o Twitter
- Controllare ossessivamente i messaggi, che siano mail o sms o Whatsapp
- Cercare le notizie più assurde sui siti delle testate giornalistiche, anche quelle più importanti
- Rispondere alle richieste non urgenti dei colleghi
- Leggere blog e notizie di curiosità varie, di cui il mondo di internet è pieno
- Perdersi a giocherellare con l'eventuale doodle del giorno
Quali sono i benefici della prima ora?
I benefici di impiegare a dovere la prima ora di lavoro sono molteplici, oltre all'efficienza e alla produttività personale gli effetti positivi possono essere riassunti così:
- Finire le attività principali che il tuo ruolo richiede, ti permette di avere poi la sicurezza di poter risolvere eventuali crisi, sia del tuo capo che dei colleghi
- Iniziare la giornata con un piccolo successo aumenta la tua stima, la sicurezza delle tue capacità e ti trasmette un senso di controllo che conserverai fino alla fine del turno di lavoro
- Avrai la flessibilità necessaria per affrontare eventuali imprevisti e la serenità psicologica per "sopravvivere" alla complicata vita d'ufficio
- Avrai davanti a te una giornata impegnativa, certo, ma potrai affrontarla con il giusto ritmo senza cadere in preda ad ansie o nervosismi di sorta.
