Organizzare un evento aziendale è un'ottima occasione per festeggiare gli obiettivi raggiunti, creare un senso di coesione nel team di lavoro e ringraziare i dipendenti per gli sforzi fatti. Quando si tratta di organizzare un corporate event, bisogna innanzitutto avere un'idea chiara dell'evento che si vuole creare. Un meeting o una convention sono la situazione ideale per mettere alla prova le strategie di comunicazione interna dell'azienda: come viene percepita l'impresa dai dipendenti, com'è il clima aziendale, ecc.

Quali sono i passi necessari per organizzare un evento? Dall'idea di fondo alla location, dal catering ai gadget personalizzati per chi partecipa: tutto è importante per creare un evento aziendale originale.

L'obiettivo dell'evento

Come ogni progetto, anche un evento aziendale deve avere un brief chiaro. Perchè organizzare eventi aziendali? Da qui cominciano le prime scelte per l'organizzazione di un evento aziendale originale. Ogni tipo di evento ha un target preciso e, in base a questo, può essere più o meno formale. Ma, in genere, le ragioni per organizzare un evento corporativo sono:

• Festeggiare un traguardo
• Lanciare un nuovo prodotto o servizio
• Formazione e spirito aziendale

Qual è la location migliore?

Non tutte le location sono adatte ad un evento aziendale, ma soprattutto non tutte si adattano alle tue esigenze. Quanti sono gli invitati? Quando e a che ora si terrà? È un luogo facilmente raggiungibile? A seconda del momento dell'anno in cui decidi di organizzare il meeting puoi pensare a un luogo chiuso o all'aperto. Per esempio, se stai organizzando qualcosa per festeggiare il Natale con i colleghi, probabilmente una location chiusa si adatterà meglio alle temperature rigide. Al contrario, se sei orientato verso il periodo primaverile o estivo, allora puoi scegliere di dividere l'evento in due parti: dentro per la presentazione e fuori per il pranzo.

Quando prenoti la sala della presentazione, ricorda di controllare che ci siano tutte le attrezzature necessarie:

• Impianto audio
• Proiettore
• Lavagna
• Microfono

Catering e tempo libero

Dalle bottigliette di acqua nella sala delle presentazioni, agli stuzzichini dell'aperitivo, il catering è importante per la riuscita dell'evento. Non c'è niente di meglio di fare networking con un bicchiere di spumante in mano, no? Il catering deve rispecchiare il leitmotiv della convention: se è formale via libera a finger food, e se è informale...?

Oltre a cibo e bevande, anche l'intrattenimento gioca un ruolo importante.  Le attività di team building costituiscono una preziosa occasione per far crescere lo spirito di squadra e l'engagement dei dipendenti. Qualche esempio? Il Secret Santa è un must delle cene di Natale: consiste nel fare e ricevere un regalo in forma anonima secondo alcune indicazioni di gusti e interessi. Oltre a dover essere creativi, i colleghi si conosceranno meglio, aumentando così il senso di team building.

Un ricordo per i partecipanti

Per concludere in bellezza l'evento è una buona idea lasciare ai partecipanti gadget personalizzati. I gadget aziendali sono importanti sia per i clienti che per i dipendenti per creare un legame che passa per oggetti di uso giornaliero. Agende, penne, portachiavi, tazze... Sono tutti oggetti che i colleghi possono avere sulla scrivania e utilizzare ogni giorno, aumentando così il senso di appartenenza. Qual è il miglior gadget? Dipende, ma sicuramente le idee tech vanno per la maggiore. Stiamo ore e ore al telefono, quindi qualunque cover, memoria esterna o altri accessori brandizzati saranno un successo.